Op 30 juni organiseerde RBO een bijeenkomst over de toenemende vergrijzing op de gemeentelijke arbeidsmarkt en het belang van strategische personeelsplanning. In een interactieve workshop gingen de deelnemers – voornamelijk HR-managers van gemeenten en veiligheidsregio’s – actief aan de slag met dit onderwerp. Dr. Harm van Lieshout en mr. Anneloes Scholing van het Kenniscentrum Arbeid van de Hanzehogeschool Groningen presenteerden een door hen ontwikkeld model waarmee organisaties kunnen anticiperen op hun toekomstige vraag naar personeel.

Gemeenten hebben meer dan gemiddeld te maken met vergrijzing en ontgroening van hun personeelsbestand. Uit de jaarlijkse personeelsmonitor van het A+O fonds Gemeenten blijkt dat de gemiddelde leeftijd van de gemeenteambtenaar in 2014 is opgelopen tot boven de 48 jaar. Ook blijkt er nauwelijks sprake te zijn van instroom van werknemers die jonger zijn dan 35 jaar. Deze onevenwichtige personeelsopbouw heeft nadelige gevolgen voor gemeenten, zoals hoge gemiddelde salariskosten en een groter risico op langdurig ziekteverzuim.

Harm van Lieshout verklaart de hoge gemiddelde leeftijd van ambtenaren onder meer door de forse bezuinigen die de afgelopen jaren aan gemeenten zijn opgelegd. Het wegbezuinigen van de flexibele schil heeft tot gevolg gehad dat van veel jongere werknemers het tijdelijke contract niet kon worden verlengd. Door vacaturestops is de instroom van nieuw - en dus veelal jong - personeel sterk gedaald. Medewerkers met een vast contract kiezen in zo’n situatie vaak voor zekerheid, waardoor de vrijwillige uitstroom fors is teruggelopen. Van Lieshout: “Gemeenten zijn doorgaans goede werkgevers, dus mensen blijven daar graag in dienst, helemaal tijdens een economische crisis. In Nederland is het aantal dienstjaren bij één werkgever gemiddeld tien jaar; bij gemeenten ligt dat hoger.”

Nieuwe taken stellen nieuwe eisen aan kennis en competenties

De paradox op de gemeentelijke arbeidsmarkt is volgens Van Lieshout dat gemeenten enerzijds moeten bezuinigen en anderzijds meer taken krijgen, waarvoor nieuwe competenties worden gevraagd. “Gemeenten hebben een aantal ingrijpende veranderingen voor de kiezen gekregen. De decentralisaties hebben geleid tot een schaalverandering, een uitbreiding van takenpakketten en werkterreinen en een omslag naar een werkwijze die veel vraaggerichter en flexibeler van aard is. De uitvoering van het werk wordt nog verder beïnvloed door de toenemende digitalisering.”

Bovengenoemde veranderingen stellen nieuwe eisen aan de kennis, competenties en vaardigheden van medewerkers; een goede reden om kritisch naar de bezetting en samenstelling van personeel te kijken en waar mogelijk de instroom van jonger personeel te bevorderen. Op sectorniveau zijn weliswaar afspraken gemaakt om de instroom van jongeren te bevorderen, bijvoorbeeld in cao’s, maar veel gemeenten ervaren de krappe financiële ruimte als een belemmering. In de praktijk wordt dus weinig gebruik gemaakt van deze regelingen, zo blijkt ook uit de reacties van de deelnemers aan deze workshop.

Hoe kan er dan toch ruimte worden gemaakt voor de instroom van nieuw personeel? Van Lieshout adviseert om als eerste stap te bepalen wat de toekomstige personeelsbehoefte van de gemeente is. Inzicht in de gewenste samenstelling van het personeelsbestand op de korte en middellange termijn, oftewel strategische personeelsplanning, maakt het mogelijk om actief personeelsbeleid te voeren. Op deze manier is ook beter inzichtelijk welke ruimte er is voor de instroom van nieuw personeel. En die ruimte is vaak groter dan men denkt, zegt hij.

Inzicht in de personeelsbehoefte biedt kansen voor instroom

Het Kenniscentrum Arbeid van de Hanzehogeschool Groningen heeft een methodiek ontwikkeld om de toekomstige personeelsbehoefte van een organisatie op eenvoudige wijze in kaart te brengen. Anneloes Scholing vertelt: “We hebben dit model in eerste instantie ontwikkeld voor MKB-bedrijven in de Eemsdelta-regio in Noord-Nederland, waar een groot tekort aan technisch personeel werd verwacht. Met enkele aanpassingen is dit model ook goed te gebruiken door gemeenten en andere organisaties.”

De methodiek bestaat uit een Excelsheet waarin een aantal gegevens wordt ingevoerd: de bestaande arbeidsplaatsen/functies, het aantal fte per functie, de huidige bezetting en een schatting van de benodigde arbeidsplaatsen en fte’s over vijf jaar. Door rekening te houden met de leeftijd van de huidige personeelsleden en het natuurlijk verloop, berekent het model vervolgens per functie het aantal baanopeningen dat binnen vijf jaar zal ontstaan. Op basis daarvan kan vervolgens een strategisch beleidsplan worden opgesteld.

Tijdens de workshop vullen de deelnemers het model in voor twee gemeentelijke cases. De resultaten zijn verrassend: er blijkt over vijf jaar meer ruimte te zijn voor instroom dan op het eerste gezicht zou worden verwacht.

“Natuurlijk is niet alles te voorspellen”, vertelt Anneloes Scholing. “De personeelsbehoefte wordt door veel factoren beïnvloed. Gemeenten zullen zelf een inschatting moeten maken in hoeverre de vraag naar bepaalde functies, competenties en fte zal veranderen. Er kan behoefte zijn aan nieuwe functies en bestaande functies kunnen verdwijnen (bijvoorbeeld door outsourcing of digitalisering), inhoudelijk veranderen of een hoger opleidingsniveau en nieuwe competenties vereisen. In dat opzicht biedt het model ook handvatten voor de opleiding en ontwikkeling van personeel. Daarnaast adviseren we om te kijken of interne mobiliteit mogelijkheden biedt voor de invulling van vacatures. Daardoor kunnen weer nieuwe baanopeningen ontstaan op een ander niveau.”

Regionale aanpak brengt arbeidsmarktknelpunten tijdig in kaart

Het Kenniscentrum Arbeid van de Hanzehogeschool Groningen gaat de methodiek met subsidie vanuit het regionale sectorplan breed inzetten binnen de arbeidsmarktregio Groningen. Hoe meer organisaties deelnemen, hoe beter de toekomstige arbeidsmarktknelpunten en mogelijke oplossingen in beeld komen. Anneloes Scholing: “Als er baanopeningen zijn, wil dat bijvoorbeeld nog niet zeggen dat je voldoende geschikt personeel kunt vinden in een bepaalde branche. Een knelpuntenprognose kan helpen om tijdig te anticiperen op mogelijke problemen, bijvoorbeeld door het bevorderen van mobiliteit tussen organisaties en sectoren en door het opleiden van personeel.”

Ook voor gemeenten is het zinvol om op regionaal niveau een gezamenlijk project uit te voeren. Op deze manier kan in de gehele regio inzichtelijk worden gemaakt welke personeelsbehoefte gemeenten hebben en welke knelpunten en oplossingen er zijn binnen de regio. Dat kan een goede aanleiding zijn om de uitwisseling van personeel te bevorderen en meer samen te werken op het gebied van strategische personeelsplanning en de opleiding en ontwikkeling van personeel.

Tekst: Berbel Kremer (RBO)

Meer informatie

Gemeenten en andere organisaties die geïnteresseerd zijn in de methodiek of deelname aan het project van het Kenniscentrum Arbeid kunnen contact opnemen met Margreet Tijms van RBO: 050-526 29 00 / m.tijms@rbo.nl