Voor het om- en bijscholen van werknemers bestaan uiteenlopende subsidies. Er zijn Europese subsidies - de zogeheten ESF-gelden - O&O-fondsen van de branches, sectorplannen voor branches en arbeidsmarktregio’s, fiscale stimuleringsregelingen, re-integratiegelden, subsidies voor jongere of juist oudere werknemers of werkzoekenden en nog veel meer. Werkgevers hebben er vaak geen idee van hoeveel regelingen er zijn, laat staan voor welke daarvan hun scholingsactiviteiten in aanmerking komen. En als zij al van de regelingen op de hoogte zijn, zijn het de ingewikkelde spelregels die soms maken dat zij van een aanvraag afzien. De subsidieadviseurs van RBO loodsen al tientallen jaren bedrijven, instellingen en overheden door het bontgekleurde subsidielandschap heen. Zo worden heel wat valkuilen omzeild en worden financiële mogelijkheden optimaal benut.

Twee van die RBO-adviseurs zijn Elise Jager en Jogchem Meinema. “Werkgevers laten inderdaad vaak mooie kansen liggen”, bevestigen zij. “Niet alleen omdat zij de regelingen niet kennen of de regels te ingewikkeld vinden, maar ook omdat het lastig is om de spelregels juist te interpreteren. Je hoeft maar net niet aan die ene voorwaarde te voldoen of je vist al achter het net.”

Goede aanvraag indienen is al een kunst op zich

Kunnen zij een voorbeeld geven van die complexiteit? Elise: “Het begint er al mee dat je een aanvraag moet opstellen in de taal van de verstrekker. De juiste woordkeus is heel belangrijk, de kleinste nuance kan al het verschil maken. Je moet duidelijk maken wat de relatie is tussen jouw scholingsdoelen en de subsidiedoelen. Maar dat moet ook weer niet op zo’n manier dat je verbanden gaat bedenken die er niet zijn. Doelen moeten tenslotte wel kunnen worden waargemaakt, anders kom je later in het proces op de koffie. Dan krijg je minder uitgekeerd of moet je terugbetalen. Dat is zuur, want het kan om forse bedragen gaan. Wij weten wat de verschillende subsidieverstrekkers willen lezen. Wij schrijven een aanvraag naar de subsidie toe zonder de waarheid geweld aan te doen.”

Elke subsidieverstrekker spreekt eigen taal en stelt eigen eisen

“Omgekeerd is het risico dat je scholingsplan wel voor een subsidie in aanmerking zou kunnen komen, maar dat je aanvraag niet aan de eisen voldoet”, zegt Jogchem. “Dan is het helemaal jammer als je een afwijzing krijgt. Ook timing is belangrijk. Voor veel regelingen, niet alle, geldt dat je de scholing pas daadwerkelijk mag inkopen nadat de aanvraag is gehonoreerd. Heb je het contract met de scholingsaanbieder al getekend, dan gaat de subsidie aan je neus voorbij. Ik kan me voorstellen dat, wanneer je niet in deze materie thuisbent, de moed je al in de schoenen zakt zodra je de aanvraagformulieren inkijkt. Vooral Europese subsidies zitten erg ingewikkeld in elkaar. Geen subsidieverstrekker hanteert hetzelfde protocol.”

De kosten en baten van subsidies

Wat kan RBO in de aanvraagfase voor werkgevers betekenen? Elise: “Om te beginnen, kunnen zij hun scholingsplan aan ons voorleggen, zodat wij kunnen bekijken of er subsidiemogelijkheden zijn en zo ja, welke. Waar nodig, passen we het plan in overleg op onderdelen of formulering aan. Vervolgens onderzoeken wij welke regeling voor een specifiek scholingstraject het meest geschikt is. Het kan namelijk best zijn dat er meerdere regelingen op van toepassing zijn, maar dat die van elkaar verschillen qua hoogte van de subsidie of qua eisenpakket. De ene regeling kan bijvoorbeeld een groter deel van de kosten vergoeden dan de andere. Maar het kan ook zijn dat de regeling die op het eerste oog het gunstigst lijkt, tegelijkertijd de administratief meest arbeidsintensieve is. Dan kan het verstandiger zijn om toch voor de regeling te kiezen waarbij de vergoeding wat lager is. Wij maken de kosten-batenanalyse en leggen die aan de opdrachtgever voor.”

Ongeoorloofd stapelen

Jogchem: “Nog ingewikkelder wordt het wanneer een deel van een scholingsplan voor de ene regeling en een ander deel voor een andere regeling in aanmerking komt. Dat kan, maar voorkomen moet worden dat subsidies op een ongeoorloofde manier worden gestapeld. Voorwaarde voor elke subsidie is dat de aanvrager een deel van de kosten zelf draagt. Voor het sectorplan ‘Groningen op voorsprong’ komen bijvoorbeeld alleen scholingsactiviteiten in aanmerking die niet onder een sectorplan van een branche passen of waarvoor binnen dat sectorplan geen geld meer beschikbaar is.”

Valkuilen nadat subsidie eenmaal is toegekend

“Wat in de aanvraagfase ook heel belangrijk is”, vervolgt Elise, “is dat je als aanvrager je administratieve organisatie goed hebt voorbereid op het vervolgtraject. Ook dat moet je kunnen aantonen. Je moet bijvoorbeeld de inkoop van scholing, je eventuele begeleidingskosten en verleturen op de juiste wijze verantwoorden en je moet kunnen aantonen dat deelnemers de scholing daadwerkelijk volgen en afronden. Wij kunnen werkgevers ondersteunen bij het daarop inrichten van hun systeem. Maar zij kunnen er eveneens voor kiezen om de volledige projectadministratie bij ons onder te brengen. Nadat de subsidie eenmaal is toegekend, krijg je namelijk weer met nieuwe valkuilen te maken. Het gevaar is dat je als werkgever denkt: mooi, dat geld is binnen. Maar dan is het zaak om de vaart erin te houden, om de activiteiten en bijbehorende inkoop volgens plan uit te voeren. Als je dat niet kunt aantonen, dan wordt de subsidietoekenning alsnog geheel of gedeeltelijk teruggedraaid. Wij behoeden onze opdrachtgever voor dergelijke risico’s. Ook waarborgen we dat alle vereiste documenten worden bewaard. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om alleen inkoopfacturen mee te sturen; de subsidieverstrekker wil eveneens betaalbewijzen zien. Daarnaast bewaken we de deadlines voor tussentijdse en eindrapportages en zijn wij aanwezig bij tussentijdse controles die de agentschappen soms uitvoeren. Op grond van onze ervaring kunnen wij de vragen van het controleteam sneller en beter beantwoorden. In de afrondende fase kunnen we de opdrachtgever ondersteunen bij het rapporteren en declareren. Zorgvuldig en correct formuleren en aanleveren is ook dan weer heel belangrijk.”

RBO ondersteunt volledig of gedeeltelijk

De dienstverlening door RBO kan dus zo beperkt of zo uitgebreid zijn als de opdrachtgever wil? “Dat klopt”, antwoordt Jogchem. “Het is maar net welke mankracht en deskundigheid de opdrachtgever zelf in huis heeft en hoe groot de administratieve complexiteit is. Wij bouwen onze offertes modulair op. Onze klanten hoeven niet op voorhand een besluit te nemen. Het is mogelijk om eerst samen een projectplan in te dienen en af te wachten of de aanvraag wordt gehonoreerd. Pas dan wordt bekeken of en in welke mate de samenwerking wordt voortgezet.”

Kan het uit om RBO in te schakelen?

Jogchem en Elise schieten in de lach bij die vraag - het is een open deur - maar zij willen graag nog eens benadrukken voor welke meerwaarde zij staan. “In de eerste plaats kennen wij de weg naar geldpotjes waarvan onze opdrachtgevers vaak niet eens weten dat ze bestaan. Wij halen soms meer geld binnen dan een opdrachtgever op eigen houtje had gekund. Doordat wij de vinger aan de pols houden, zorgen we ervoor dat middelen goed en volledig worden benut. Wij zijn scholingsadviseur en desgewenst verzorgen we eveneens de inkoop van scholing. Zo krijgt de opdrachtgever extra deskundigheid en slagkracht binnen handbereik. Wij werken op offertebasis. De opdrachtgever kan exact zien wat we doen en wat het kost. Afgezet tegen het subsidiebedrag zal dan al snel blijken dat de baten ruimschoots tegen de kosten opwegen. En dan hebben we nog niet eens over de tijdrovende rompslomp die onze opdrachtgevers zichzelf besparen.”

Tekst: Touché concept & copy
Foto: Jan Buwalda