Met enige regelmaat organiseert RBO workshops voor HR-functionarissen om ze te informeren over een actueel thema en om ze de gelegenheid te bieden om kennis en ervaring uit te wisselen. Niet alleen klanten van RBO worden daarvoor uitgenodigd, maar ook organisaties die werkzaam zijn in sectoren waar RBO actief voor is. Op 5 november namen ruim twintig - voor het merendeel - opleidingsadviseurs bij zorgorganisaties deel aan de bijeenkomst ‘Opleidingsregistratie en LMS’, georganiseerd in samenwerking met ZorgpleinNoord, het grootste werkgeversverband zorg en welzijn in Noord-Nederland.

De zorgsector heeft met een toenemende registratiedruk te maken, vooral verband houdend met de steeds strengere eisen die worden gesteld aan veiligheid en kwaliteit. Biedt een LMS uitkomst? Gastspreker Jessica Knopper, adviseur opleidingen bij de Ommelander Ziekenhuis Groep en het Wilhelmina Ziekenhuis Assen, deelde haar ervaring met de aanschaf en implementatie van zo’n systeem.

Voordelen, maar ook haken en ogen

De bijeenkomst was goed getimed; een deel van de vertegenwoordigde zorgorganisaties werkt al met een LMS, een deel zit in de implementatiefase en een deel overweegt de aanschaf van een dergelijk systeem. De hoop en verwachting van alle deelnemers was dat een LMS slimmer en gemakkelijker is dan bijvoorbeeld de Excel-lijstjes waar nu nog vaak mee wordt gewerkt. Toch kleven aan de invoering van een LMS de nodige haken en ogen, zo kwam uit de bijeenkomst naar voren. Met een LMS kan een forse kwaliteitsslag worden gemaakt, maar organisaties moeten bij de aanschaf niet over een nacht ijs gaan.

Zijn medewerkers klaar voor eigen regie?

Het Learning Management System sluit aan op verschillende trends in de HR-wereld. Zo wordt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van het opleidingsportfolio en de ontwikkeling van kennis en vaardigheden steeds meer bij de medewerker zelf neergelegd. Een LMS faciliteert die eigen regie. Zowel verplichte als niet-verplichte opleidingen, cursussen en studiedagen kunnen in het systeem worden geregistreerd. In de zorgsector is die eigen verantwoordelijkheid echter nog lang geen vanzelfsprekendheid. Van veel zaken wordt verwacht dat de werkgever daar zorg voor draagt. Bovendien ontbreekt bij veel medewerkers de nodige computervaardigheid. Hier moet nog een stevige slag worden gemaakt.

Intensief communicatie- en instructietraject

De deelnemers aan de bijeenkomst ervaren dat in de praktijk: ‘eigen regie’ is een mooi en uiteindelijk onontkoombaar doel, maar op de werkvloer moet veel weerstand worden overwonnen. Het is daarom verstandig om aan de implementatie van een LMS een intensief en langdurig communicatie- en instructietraject te verbinden. En ondanks het zwaardere accent op eigen regie, zal de werkgever altijd verantwoordelijk blijven voor de bewaking van wat medewerkers kunnen en waartoe zij bevoegd zijn. Het advies van Jessica Knopper is daarom om in het voortraject richting de aanschaf van een LMS te inventariseren welke informatie managers uit het systeem willen kunnen halen.

Ontwikkel eerst een visie op opleiding en ontwikkeling

De koppeling met e-learning blijkt voor veel organisaties een belangrijk argument te zijn om de overstap naar een LMS te maken. Ook op dat punt kon Jessica Knopper als ervaringsdeskundige een waardevolle les meegeven. Het risico is dat er een omvangrijk pakket aan e-modules wordt aangeschaft, terwijl daar in de praktijk teleurstellend weinig gebruik van wordt gemaakt. Zij adviseert daarom een andere aanvliegroute te kiezen. Ontwikkel eerst een goede visie op opleiding en ontwikkeling in je organisatie. Wat vind je belangrijk en hoe wil je dat inrichten. Neem vervolgens deze visie als vertrekpunt bij de briefing en selectie van potentiële leveranciers van het systeem.

Zorg voor een breed draagvlak

Daarnaast is het belangrijk om binnen de organisatie een breed draagvlak te verwerven: betrek bestuur, OR, leidinggevenden, medewerkers, ICT en financiën vanaf het begin bij het traject. Onderschat bovendien de omvang van het traject niet. Aanstelling van een functioneel beheerder gedurende het hele implementatietraject is geen overbodige luxe.

Tekst: Touché concept & copy

Wat is LMS?

LMS staat voor Learning Management System, een computerprogramma dat HR-afdelingen van bedrijven en instellingen ondersteuning biedt bij het selecteren, volgen en geven van opleidingen. Qua functionaliteit en toepassing zijn Learning Management Systemen er in allerlei soorten en maten. Het systeem verschaft leidinggevenden inzicht in het opleidingsniveau van medewerkers, onder andere waar het wettelijk verplichte registraties en hun geldigheid betreft. In de zorgsector gaat het dan bijvoorbeeld om de eisen die worden gesteld aan bevoegd- en bekwaamheid in voorbehouden en risicovolle handelingen. Zo wordt zichtbaar op welke afdelingen verzorgenden en verplegenden kunnen worden ingezet en daarmee: hoe flexibel zij zijn. In het systeem kan een signaalfunctie worden opgenomen die medewerkers en leidinggevenden tijdig attent maakt op het verstrijken van geldigheidstermijnen. Het verloop van opleidingstrajecten kan worden gevolgd en met het oog op budgettering biedt een LMS zicht op de benutting en de kosten van scholing. LMS biedt eveneens ondersteuning bij de planning van scholing.

Binnen een uitgebreid LMS kunnen digitale leermiddelen en klassikale opleidingen worden aangeboden. Het systeem regelt dan de toegankelijkheid voor medewerkers, de faciliteiten, het boekingsproces en het verkrijgen van toestemming. Een belangrijk voordeel van een LMS is dat het intern kan worden gekoppeld aan bijvoorbeeld de personeelsadministratie, roostering, functiebeoordelingen en de boekhouding en extern aan onder andere het Kwaliteitsregister V&V voor verzorgenden en verplegenden. Bij een goed doordachte toepassing kan een LMS zowel kwaliteitsverbetering als administratieve lastenverlichting opleveren.